E-Rechnung für Coaches

Ratgeber E-Rechnung · für Coaches

Die E-Rechnungspflicht betrifft auch Coaches. Wenn du im Coaching-Business mit anderen Unternehmen abrechnest – etwa Rechnungen an Firmen, die Mitarbeiter-Coachings buchen – musst du dich auf die elektronische Rechnung einstellen. Dieser Ratgeber erklärt verständlich, was für Coaches gilt und wie du es ohne teures Abo umsetzt.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Coaches?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung im strukturierten Datenformat (XRechnung oder ZUGFeRD) nach der EU-Norm EN 16931 – kein einfaches PDF und kein Scan. Im B2B-Bereich läuft die Pflicht stufenweise an. Für Coaches heißt das konkret:

Seit 2025: Du musst E-Rechnungen empfangen können (ein E-Mail-Postfach genügt technisch).
Ab 2027: Betriebe über 800.000 € Umsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
Ab 2028: alle B2B-Betriebe müssen ausstellen – auch kleine.

Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen. Kleinunternehmer sind beim Ausstellen weitgehend befreit, müssen aber empfangen können.

So stellst du als Coaches unkompliziert um

Empfang sichern: Lege fest, wie E-Rechnungen reinkommen (Postfach) und wo sie abgelegt werden.
Format wählen: Im freien B2B ist ZUGFeRD (PDF + Datenkern) bequem, für Behörden meist XRechnung.
Tool nutzen: Ein schlankes Programm erzeugt normkonforme E-Rechnungen – ohne monatliches Abo.
Archivieren: Originaldatei revisionssicher aufbewahren.

E-Rechnungen erstellen – ohne Abo

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Häufige Fragen (Coaches)

Reicht ein PDF per E-Mail?
Im B2B nur noch in der Übergangszeit und mit Zustimmung. Ein ZUGFeRD-PDF mit Datenkern ist dagegen eine echte E-Rechnung.

Muss ich als Coaches sofort ausstellen?
Empfangen ja, ausstellen je nach Umsatz ab 2027 bzw. spätestens 2028. Viele stellen früher freiwillig um, weil Geschäftskunden es wünschen.

Brauche ich teure Software?
Nein. Zum Empfangen reicht oft ein Postfach, zum Ausstellen ein schlankes Einmalkauf-Tool.

Allgemeine Infos, keine Steuerberatung. Im Zweifel Steuerberater fragen.